17条不成文的电子邮件礼节没有人教过你

每个句子不应以感叹号结尾。

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当涉及到电子邮件时,您可能会认为您知道所有要知道的内容。毕竟,我们大多数人平均发送和接收121封电子邮件 每天据技术市场研究公司称 拉迪卡蒂集团。但是,即使您每天可能会花费大量时间在收件箱中,但您仍然可能会学到一两个东西。实际上,有大量的电子邮件礼节规则会定期使您和您的联系人列表中的其他人处于躲避状态。是否想确保您的电子礼貌?这是您可能不知道但需要知道的17条电子邮件黄金定律。

1
即使您需要更多时间,也要在收到电子邮件的那一刻回复。

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在发送电子邮件几周后,没人喜欢收到一封回复。实际上,咨询公司进行的2018年调查 Toister性能解决方案 透露有41%的人期望在一个小时内收到同事的电子邮件回复。 (立即开始向您的会计部门起草道歉记录!)

当然,一些电子邮件回复要求您仔细考虑自己的想法,并草拟一份可衡量的消息。在这种情况下,解决方案很容易:在几分钟之内回复,以使发件人知道您已收到他们的消息,但需要更多时间来整理。这样,他们知道您已经考虑了他们的电子邮件,而不仅仅是忽略他们。

2
请谨慎使用“全部答复”。

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“答复”和“全部答复”选项之间有一个至关重要的区别。但是,不幸的是,许多电子邮件用户没有意识到这一点。如果您是其中的一员,请知道当您选择后者时,在原始邮件上抄送的每个收件人都会收到您的回复-而且,通常不必淹没每个收件箱。

这些不必要的大众讯息是如此祸害,有一个俗称来形容它们:回复Allpocalypse。”因此,下次您回复大量电子邮件时,请考虑谁真正需要阅读您的回复:整个公司还是原始发件人?

3
如果您想得到某人的回应,请不要抄送他们。

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快门 /雅各布·隆德

当您抄送电子邮件中的某人时-意味着您正在“抄袭”他们-通常表示您希望让他们一直在对话中循环播放,但不一定要从他们那里寻找答复。并且,作为培训专业人员 丹妮尔·沃尔兹(Dannielle Walz) 警告,滥用CC选项可能会导致通信问题。

她在一封电子邮件中写道:“通过将您的同事抄送入许多电子邮件中,他们可能会开始停止将您的电子邮件视为重要邮件,并可能将它们直接放置到'参考文件夹'或'稍后阅读文件夹'中”。 领英 发布。 “这可能会导致将来丢失重要信息。”

因此,如果您希望某人做出回应,请将其电子邮件地址放在“收件人”字段中,并谨慎使用“抄送”功能。

4
了解何时以及何时不使用BCC。

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“密件抄送”字段更加复杂,即使是经验最丰富的电子邮件用户也一直在逃避。但让我们分解一下:BCC代表“密件抄送”,因此,尽管它与CC-ing类似,但BCC-ing不会将该人的电子邮件显示给其他收件人,这意味着链上没有其他人会看到您包括他们。

那么什么时候可以使用BCC? 希勒尔·富尔德公司 杂志说,这完全是针对大量电子邮件或某人通过电子邮件向其他人介绍您的情况。

“在其他任何情况下,当您向某人发送电子邮件并向某人发送密件抄送邮件时,您都是不诚实的,无论您喜不喜欢,”富尔德指出。 “您是通过电子邮件向X人发送邮件,而他们却不知道,因此让Y人窃听了您的谈话。X人员不知道别人正在阅读此电子邮件,实际上,您也秘密地将其发送给了其他人。”

5
谨慎使用感叹号。

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快门

在您的电子邮件中到处乱写一个感叹号很容易,但是请尽量不要 习惯 它的。从历史上讲,感叹号在电子邮件中经常被误认为是虚假或消极的攻击性。

“在[电子邮件]中使用不必要的感叹号会轻易破坏文本的基本含义,” 安娜·维拉赛(Anna Verasai) 解释 人力资源文摘。 “仅当您需要强调重要的内容时才使用它。请考虑一下读者在阅读消息时可能如何解释消息。”

6
使用幽默时要谨慎。

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每个人都喜欢 好笑话 偶尔会出现这种情况,但是由于在面对面时可能会误解您的语气,因此最好不要在您的电子邮件中讲笑话。商业写作教授说:“保留幽默感,以便打个电话或亲自打听。” 戴维·西尔弗曼,写在 哈佛商业评论。 “这样一来,当电话线的另一端或会议桌的另一端出现震惊的沉默时,我可以说:'我认为您可能不会意识到我认为自己很有趣,并且鉴于此,我相信我会现在停止。

但要认真:在2005年发表的一项关键性研究 人格与社会心理学杂志 揭示了,尽管发件人预测收件人可以在80%的时间内准确解码其音调,但收件人实际上只能在56%的时间内准确读取音调。

7
跳过the语。

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随着即时通讯的兴起, 英语 已被更广泛地使用,例如“ u”表示“您”或“想要”而不是“想要”。但是,就像电子邮件中的幽默并不常出现一样, 俚语 是类似的禁忌。根据一个 OnePoll 调查显示,有37%的人认为在工作场所使用语是不可接受的,还有55%的人说,给老板发电子邮件时不要大声说。

8
注意主题行。

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主题行很简单,但有必要。而且由于大多数电子邮件都是阅读的 移动设备根据电子邮件传递公司的统计,为55% 返回路径-钉牢它们很重要。简短,简洁和直接的主题行是最好的。电子邮件的用途应明确说明,并且应限制在五个字以内,因为在此之后,移动设备会删除所有字词。

9
包括签名。

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您是否曾经收到某人的电子邮件,并想知道“这是谁? 吗?”尽管发件人的地址可以为您提供有关其身份的一些线索,但有时这还不够。电子邮件末尾的签名可以立即通知收件人您是谁,您做什么以及他们如何做进一步联系你。

整合行销代理商的员工 创意的 说拥有电子邮件签名箱就像“每次发送电子邮件时都会向人们递名片”。如果您还没有,请添加一个签名,其中包括您的全名,职位,电话号码,电子邮件,网站和企业徽标。

10
记住要吻(保持简短和简单)。

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KISS方法是我们大多数人在小学时就教过的方法,但这并不意味着它在以后的生活中将变得越来越少。 回旋镖电子邮件生产力应用程序,研究了获取更多电子邮件回复的关键方法。他们最大的收获?最好像八岁一样写作。

他们的研究发现,以三年级水​​平阅读的电子邮件比以大学水平阅读的电子邮件回复的可能性高36%。

11
请注意附件。

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附件有时是电子邮件过程中必不可少的一部分,但是您应该完全了解如何使用它们,然后再放弃。在长长的电子邮件链中,有时它们可​​能会被忽略或忽略,并且由于收件人对电子病毒保持警惕,因此意外的附件也往往无法打开。

最好的解决方案是在电子邮件的正文中调出附件。 文法 说,通知附件的最佳方法是在电子邮件的末尾添加一条消息,内容类似于“我已附加[项目]”或“请参阅附件[项目]以获取更多详细信息” 。”

12
标准化您的字体。

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虽然玩弄字体样式和颜色可能很有趣,但是在专业领域却找不到粉红色的Comic Sans。事实证明,在数字通信中,字体使用极为重要。  科林·惠顿,作者 类型&布局:您是要交流还是要做出漂亮的造型? 他说:“只要选择错误的类型,就有可能吹走四分之三的读者。” 美国作家& Artists.

那么,关于电子邮件,您应该坚持使用哪种字体? 邮件 建议使用佐治亚州,韦尔达纳州,时代新罗马州,Trebuchet MS或Arial。

13
校对一切。

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写电子邮件时,很可能会出错。毕竟,你只是人类。但是,在处理电子邮件时,通常不会出错。在一个 语法调查 在将近2,000位受访者中,有67%的受访者表示 可以在电子邮件中打错字,而只有6%的人认为这是可以接受的错误。

14
最后输入电子邮件地址。

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确保在准备就绪或清除任何错字之前不发送电子邮件的最简单方法?等待直到一切都达到最佳状态,然后再输入收件人的电子邮件地址。如您所知, 电子邮件错误 是最简单的之一 产生错误印象的方法。

“问题不仅仅在于专业,” 卡伦·凯斯勒(Karen Kessler)Evergreen Partners总裁表示 福布斯。 “关系到员工以及公司或组织的声誉至关重要。我们已经看到,糟糕的电子邮件决策会给员工(解雇)和组织以及诉讼带来负面影响。”

15
然后仔细检查收件人的姓名。

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您应该避免的一个大错误是将收件人的姓名拼写错误,因此请确保在单击发送之前进行三重检查。很多人 看戏拼错 一个懒惰而没有考虑的名字 特别 电子邮件地址中的拼写正确时。如果您不小心犯了该错误,该怎么办? 凯瑟琳·尚利,我的红笔编辑的所有者, 立即道歉是保持信誉的关键。

16
对于专业业务,请使用专业的电子邮件地址。

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当与朋友或家人联系时可以使用个人电子邮件地址时,请将其排除在专业业务范围之外。这在 消费者销售商 情况。 2016年 去吧爸爸 对1,000名美国人的调查显示,有75%的人认为拥有专业的电子邮件是信任在线业务的重要因素,而33%的人会怀疑卖家使用个人电子邮件地址是否合法。

去吧爸爸的首席产品官说:“您永远不会忘记在现实生活中或在线上给人的第一印象, 史蒂文·奥尔德里奇,在 声明。 “通常,您与客户的第一次直接互动是通过电子邮件进行的,因此在这种情况下显得专业非常重要。”

17
请记住,任何东西都可以共享。

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无论是通过转发,密件抄送(BCC-ing)还是只是将手机闪过某人的脸,请务必记住,您在电子邮件中写的任何内容都可以被目标收件人以外的其他人看到。因此,您的所有电子通讯都应该是专业且无风险的。毕竟,电子邮件甚至可以 在法庭上可以受理,因此最好以后再不要发送任何可能对您不利的内容。有关改善工作生活的更多方法,请查看 25个天才诀窍,让您更聪明,更努力地工作.

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卡利·科尔曼(Kali Coleman)
卡利(Kali)是《最佳人生》的助理编辑。 阅读更多
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